Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger

Databeskyttelsespolitikken gælder for Ejby Antenneforening (foreningen).

Politikken skal hjælpe til at sikre og dokumentere, at foreningen beskytter sine personoplysninger i overensstemmelse med reglerne for behandling af personoplysninger. Politikken bidrager desuden til, at foreningen oplyser om behandlingen og brugen af de registrerede personoplysninger.

Politikken gennemgås hvert år.

Fortegnelse over behandlingen af personoplysninger
Foreningen behandler personoplysninger om:
• Medarbejdere
• Medlemmer
• Leverandører

Foreningen har udarbejdet en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger. Fortegnelsen giver overblik over de behandlinger, som foreningen er ansvarlig for.

Personoplysningerne er en forudsætning for, at Foreningen kan indgå ansættelses-, kunde- og leverandør-kontrakter.

Behandlingens formål og lovlighed
Personoplysningerne behandles og arkiveres i forbindelse med:
• Personaleadministration, herunder udbetaling af vederlag
• Stamdata for medlemmer
• Stamdata for leverandører samt rekvisitioner og køb
• Kontrakter

Behandlingen er lovlig i medfør af hjemmel som angivet i vedhæftede fortegnelse.

Foreningen benytter ikke personoplysningerne til andre formål end de listede. Foreningen indsamler ikke flere personoplysninger end nødvendigt i forhold til opfyldelse af formålet.

Opbevaring og sletning
Foreningen har indført følgende overordnede retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger:
• Personoplysninger opbevares i fysiske mapper.
• Personoplysninger opbevares i it-systemer og på serverdrev.
• Personoplysninger opbevares ikke længere, end hvad der er nødvendigt for formålet med behandlingen.

Datasikkerhed
Foreningen har ud fra vedhæftede risikovurdering gennemført følgende sikkerhedsforanstaltninger for beskyttelse af personoplysninger:
• Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang til de registrerede personoplysninger, har adgang hertil enten fysisk eller gennem it-systemer med rettighedsstyring.
• Alle computere har adgangskode, og medarbejderne må ikke overlade deres adgangskoder til andre.
• Computere skal have installeret firewall og antivirusprogram, der løbende opdateres.
• Personoplysninger slettes på forsvarlig vis ved udfasning og reparation af it-udstyr.
• USB-nøgler, eksterne harddiske mv. med personoplysninger skal opbevares i aflåst skuffe eller skab.
• Fysiske mapper er placeret på aflåst kontor eller i aflåste skabe.
• Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering.
• Alle medarbejdere skal modtage instruktion i, hvad de må gøre med personoplysninger samt, hvordan personoplysninger skal beskyttes.

Videregivelse
Personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer kan blive videregivet til offentlige myndigheder fx SKAT.

Databehandlere
Foreningen benytter udelukkende databehandlere, såfremt databehandlerne stiller de fornødne garantier for, at de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af persondatarettens krav. Alle databehandlere underskriver en databehandleraftale forinden behandlingen iværksættes.

Rettigheder
Foreningen varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning og orienterer de registrerede om foreningens behandlinger af personoplysninger. Registrerede har ligeledes ret til at klage til Datatilsynet.

Brud på persondatasikkerheden
I tilfælde af brud på persondatasikkerheden, anmelder foreningen hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. Direktøren er ansvarlig for, at dette sker. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer, det vedrører og, hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer samt, hvordan Foreningen har eller vil afhjælpe bruddet. I tilfælde, hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem Foreningen behandler personoplysninger, vil Foreningen endvidere underrette disse. Foreningens dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden på et adgangsstyret drev.